El trabajo remoto o flexible, en oposición a la rutina de oficina tradicional, llegó para quedarse. Es una consecuencia inevitable de la globalización y desarrollo tecnológico. Cuando la tecnología permite a las personas trabajar con más eficacia a distancia o en movimiento, ¿por qué querrían éstos trasladarse todos los días a un lugar menos conveniente? Además, ¿por qué los empleadores querrían atar su propio capital a edificios que no están capacitados para satisfacer las demandas de una fuerza laboral moderna? Esto al final condena los espacios de trabajo a ser subutilizados. Sencillamente, no tiene sentido.
Mi propia empresa, Regus, acaba de concluir una encuesta sobre el trabajo remoto, basándose en más de 26.000 entrevistas a gerentes de alto rango y dueños de negocios en un total de 90 países de todo el mundo. La encuesta muestra que el 48% de quienes respondieron ahora trabajan de manera remota la mitad de su semana laboral. Estos resultados implican que los profesionales que siguen trabajando regularmente desde una oficina fija pronto serán una minoría. Esta tendencia también explica la razón por la cual Regus ha crecido tan rápidamente durante los últimos años, abriendo nuevos centros de negocios y prestando nuevos servicios para satisfacer la creciente población global de trabajadores flexibles y móviles.
Sin embargo, a partir de una lectura casual de algunos titulares desde el comienzo de este año, usted podría ser perdonado por pensar que algún tipo de reacción contra el trabajo remoto, o la reducción de personal a la centralización de negocios, estaba en marcha.
Fue Marissa Meyer, directora ejecutiva de Yahoo, quien alborotó el palomar en febrero al anunciar que no habría más trabajo remoto en su empresa. Después, BestBuy, otra empresa estadounidense que había pasado por tiempos difíciles, anunció que también dejaría de consentir el trabajo remoto. Por supuesto que estas “prohibiciones” del trabajo remoto resultaron tener varias excepciones; los problemas involucrados eran más complicados y las medidas tomadas no eran tan simples como se sugirieron.
Lo que a menudo sucede en estos tipos de casos es que el trabajo remoto funciona en una línea por un tiempo, pero la administración pierde el control y puede recuperarlo sólo al tener a todos de vuelta en sus oficinas físicas. Todo es muy comprensible. Nadie dijo que el trabajo remoto era sencillo. De hecho, es extremadamente difícil y pone muchas exigencias sobre la administración, además de requerir un cambio de actitud a muchos niveles de una organización.
La mayoría de los problemas surgen de las percepciones que tienen las personas acerca del trabajo remoto, en vez de surgir de aspectos prácticos. Por ejemplo, una encuesta de Microsoft en Canadá reveló que mientras el 60% de los gerentes insistió en que eran más productivos trabajando de forma remota, solo el 25% dijo lo mismo acerca de sus empleados. La mayoría de los trabajadores tomaron un punto de vista opuesto, con un 55% indicando que el trabajo remoto los hacía más productivos.
Por supuesto, la gente quiere trabajar con flexibilidad y de maneras que se adapten a ellos. Sin embargo, el trabajo a distancia, por naturaleza, significa que gran parte del mejor trabajo de una persona se llevará a cabo sin ser visto, mientras que los errores tendrán consecuencias difíciles de ocultar. En tiempos de estrés o de bajo rendimiento, por lo tanto, los gerentes querrán supervisar de cerca a los empleados que, por su parte, querrán que los vean dando lo mejor de sí.
En la encuesta de Regus, 55% de quienes respondieron dicen creer en que se puede conseguir una administración efectiva para los trabajadores remotos, sólo con un poco más de preparación y desarrollo de las habilidades administrativas. Yo no podría estar más de acuerdo con esto.
Es bueno saber que los negocios están siendo más rigurosos con la práctica. Nuestra encuesta indica que más de un tercio utiliza sistemas de informes específicos para monitorear la eficiencia de los equipos remotos, mientras que el 43% de los gerentes remotos utiliza llamadas de video para comunicarse con sus equipos en oficinas (uso de tecnologías que es claramente más eficiente que un costoso viaje). Curiosamente, los países líderes en este ámbito incluyen a China, India y Brasil, donde los gerentes están, en promedio, más preocupados por el uso productivo del tiempo del personal.
Hay otras preocupaciones específicas acerca del trabajo remoto, de las cuales una de las más comunes es la noción de que el trabajo remoto ralentiza el desarrollo de los empleados recién iniciados, una visión expresada en el 68% de quienes contestaron. De seguro, el personal nuevo tiende a necesitar más supervisión, pero esta necesidad no significa tener que encerrarlos a todos en un solo lugar. Es perfectamente posible identificar y asignar tareas, establecer sistemas de medición y monitoreo, insistir en que los empleados se reporten constantemente, ya sea por video u otros medios, y garantizar que estén recibiendo los programas de capacitación que se requieran.
Cualquiera que crea que la administración efectiva de los trabajadores remotos no se puede alcanzar, está equivocado. No hay dudas de que hay empleados flojos que se aprovechan, del mismo modo que hay gerentes maniáticos por controlarlo todo. Sin embargo, el trabajo de un gerente general debiera ser eliminar tales impedimentos para avanzar, mientras se concentra en la eficiencia y productividad con una mente abierta e informada. Creo que hay lecciones simples que aprender de toda esta investigación. En primer lugar, la gestión de una fuerza de trabajo remota comienza con conquistar el temor y la desconfianza -que nunca son los mejores puntos de partida para una gestión eficaz.
En lugar de esto, debiéramos fijarnos en los aspectos prácticos y trabajar con las cosas como son. Gracias a la potencia de las nuevas tecnologías, los gerentes de ventas pueden mantenerse en contacto constante con equipos de ventas ampliamente dispersos, mientras que los sistemas GPS permiten a los centros de servicios rastrear el avance de los equipos de ingeniería y mantenimiento. Los equipos que trabajan con clientes pueden concentrarse casi exclusivamente en ellos, sin tener que preocuparse de lo que sea que esté sucediendo en su propia sede central. El deber de la gerencia en estas circunstancias es identificar el trabajo que debe hacerse, luego llevarlo a la persona indicada sin importar donde se encuentre. Utilice la tecnología más adecuada y establezca los procesos que generan un trabajo más eficiente. Proporcione la preparación necesaria tanto a empleados como gerentes. Mantenga todos los canales de comunicación abiertos, incluyendo a los medios sociales, videoconferencias, mensajes de texto y correo electrónico.
Por sobre todo, trate a las personas como adultos, con cuidado y consideración. Deles la oportunidad de ganarse su confianza al mismo tiempo en que reciben una mayor satisfacción por su éxito.