Tomando la delantera con una excelente iniciativa, el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social (MTSS) emitió la Resolución 1455/2011 mediante la cual se reglamenta el régimen de autorización a empleadores para emitir recibos de pago de salarios al personal en relación de dependencia a través de formas electrónicas o digitales, en reemplazo de soporte en papel utilizado en la actualidad.
Para pasar del mundo papel al mundo digital, la normativa se basa en la ley 25.506, que reconoció el empleo de la firma electrónica y de la firma digital y su eficacia jurídica, estableciéndose sistemas de comprobación de autoría (toda firma digital pertenece al titular del certificado digital que permite la verificación de dicha firma) e integridad (si el resultado de un procedimiento de verificación de una firma digital aplicado a un documento digital es verdadero, se presume que este documento digital no ha sido modificado desde el momento de su firma).
El sistema que las empresas adopten deberá cumplir con una serie de requisitos que aseguren la validez probatoria de los recibos emitidos, como:
- Definir los protocolos y estándares tecnológicos utilizados para garantizar la seguridad, autenticidad, autoría, integridad e inalterabilidad de los recibos emitidos bajo la modalidad electrónica.
- Mecanismos para sustituir el soporte papel, fuera del establecimiento y de forma personal y privada.
- Alternativas que dispondrán los trabajadores para tener acceso pleno a sus recibos.
- Acciones de contingencia para la guarda y recuperación de los recibos, sin afectación alguna de su contenido.
Todo líder de proyecto que tenga en sus manos la responsabilidad de llevar adelante el cambio del recibo en papel al mundo digital deberá tener en cuenta, al momento de la migración, que el sistema que seleccione debe garantizar el resguardo del original y la copia del recibo, certificar la firma del empleador, identificar al empleado titular del certificado, permitir el firmado conforme y no conforme y verificar las firmas.
Las ventajas de este nuevo sistema son enormes. Si bien subirse a este esquema requiere de adecuaciones dentro de la empresa y la aprobación del circuito por parte de la Secretaria de Trabajo, una vez implementado los ahorros de tiempo de empleados circulando por la organización repartiendo los recibos, ahorros de impresora y papel al no tener que imprimir los comprobantes, ahorro de espacio al no tener que almacenar en un archivo físico todos los comprobantes firmados, facilidad de búsqueda y acceso por encontrarse toda la información en formato digital, motiva a las empresas a pensar muy seriamente en una migración.
Nuestra recomendación a las empresas es: busquen un implementador serio, con larga trayectoria en el mercado, con resultados exitosos y comprobables en proyectos relacionados con emisión de certificados y firma de documentos para que los guíen y acompañen a lo largo de todo este nuevo desafío que va a enfrentar.